オンラインフォームの活用
オンラインフォーム
当ウェブサイトでは、Contact Form 7 (リニューアル以前はformrun) というお問い合わせフォームを使用しておりますが、近年、WEBで簡単な操作で作成できる優秀なオンラインフォーム (お問い合せフォーム、お申し込みフォーム、アンケートフォーム等) が有償無償含めて増えたと思います。
知られるところでは、Google Form、Microsoft Forms、formrunなど、用途としてはウェブサイトのお問い合わせのほか、サービスのフィードバックのアンケート、病院の予約フォーム等々が思い浮かびますが、収集したデータを一覧化して二次利用できることから、連結業務の分野でも利用価値があると考えております。
連結パッケージ
連結決算手続きにあたって、必要な情報をグループ会社から収集するためのフォーマットで、連結精算表作成、連結キャッシュ・フロー精算表作成、連結注記データ集計等の後続手続きに影響を与える、極めて重要なツールです。
主に、①連結会計システム導入時に拡張機能として会社様式をベースにカスタマイズ (所謂EIGS、STRAVIS-LINK、DFS等)、②連結会計システム導入時に標準機能としてマスタ設定、③Microsoft Excelで作成して受け渡しフォルダ等で運用 (今回は割愛します。) 等が想定されます。
オンラインフォームの活用
上記①②において、新たな連結パッケージが必要となった場合や、既存の連結パッケージに改修の必要が生じた場合に、タイムリーに有効な連結パッケージを用意できず、結局メール等でイレギュラー対応を余儀なくされるケースに遭遇することがあります。
この対策として、(a) 緊急対応として一時的にオンラインフォームを利用する、(b) 恒久対応として、連結パッケージの一部、例えば定性情報の入手にオンラインフォームを利用する、対象取引の有無の確認に利用するなど、フレキシブルな対応が可能なオンラインフォームが有効なケースがあると考えています。
特に、上記②で不足する情報の入手にフィットすると考えられますが、①も含めた好事例として、「後発事象」の有無を複数回、必要なタイミングで確認する、あるいは連結範囲の事前調査として、投資の異動状況を確認するツールとしても適していると思います。
オンラインフォームの課題
セキュリティ面では、上記①②と比較してリスクが高まる可能性が懸念されますが、SSL対応、IPアドレス識別対応、個人を指定して運用できるもののほか、オンラインフォームごとに異なりますが、一定のセキュリティの確保は可能と考えております。
その他、「回答途中に保存できるものが少ない」「承認フローが設定できない」等が挙げられ、仮にこれらの機能が無いオンラインフォームで、要件として求められる場合は、運用でカバーできるかを検討する必要があると考えられます。(一部のオンラインフォームで搭載されているように見受けられます。)
最後に
弊社では、「野菜を運ぶならベンツより軽トラック」 (全てのプロセスに重厚なシステムを導入することが真のシステム化ではない) をモットーとしており、本当に必要な「仕組み」の構築に向けて、オンラインフォームの機能の更なる充実と、連結業務 (制度・管理) の分野での活躍に大いに期待しています。
